Hoe vind je een nieuw communicatiebureau

Communicatiebureau nodig? Hoe start je een zoektocht…

De zoektocht naar een geschikt communicatiebureau kan lastig zijn. De keuze is enorm, je ziet als opdrachtgever door de bomen het bos niet meer. Waar moet je nu op letten: kies je een full service of netwerkbureau, wil je dat het bureau prijzen heeft gewonnen en maakt de regio je nog iets uit?
Ga je een pitch uitzetten, start je met een proefopdracht, ga je offertes vergelijken of gun je in goed vertrouwen direct de klus na een prettig voorgesprek? Voor communicatiebureaus betekent jouw zoektocht ook keuzes maken. Meedoen aan jouw pitch of proefopdracht (betaald of onbetaald), scherp offreren om de klant binnen te halen of werkelijk alles uit de kast halen voor de eerste indruk? En hechten beiden partijen waarde aan de klikfactor en beste match, durven ze daarin eerlijk te zijn of draait het alleen om de business?

In dit artikel leggen we je (uit onze eigen ervaringen en inzichten) vragen voor, die je kunnen helpen bij jouw zoektocht naar een nieuw bureau. Waar je op moet letten en hoe je tot de juiste criteria komt. Vervolgens geven we je nog een paar tips voor het uitzetten van een eerlijke pitch. 

Zoektoch naar een nieuw communicatiebureau

Overwegingen bij keuze voor een communicatiebureau

Uit je netwerk of juist niet?

Als je op zoek gaat naar een nieuw communicatiebureau, kijk je waarschijnlijk als eerste in je netwerk en in het netwerk van je collega’s. Een referentie heeft veel waarde en je nodigt eerder een bureau uit als je daar zelf of een collega al een positieve ervaring mee hebt gehad. Toch kan het ook van meerwaarde zijn om juist een onbekend bureau aan te haken als ze ervaring hebben in jouw branche of affiniteit hebben met de opdracht. Laat je eens verrassen.

Heeft het communicatiebureau kennis van jouw branche?

Is het noodzakelijk dat het communicatiebureau kennis van jouw branche heeft? Het kan in je voordeel werken, omdat de marktmechanismen bekend zijn, net als producten en diensten en het speelveld snel wordt overzien. Houd er wel rekening mee dat het bureau dan misschien werkt of gewerkt heeft voor concurrenten en check altijd of er geen belangenverstrengeling is. Je mag er overigens van uit gaan dat het communicatiebureau daar doorgaans heel professioneel mee omgaat en geheimhouding en compliance hoog in het vaandel heeft staan. Maak er in ieder geval duidelijke afspraken over.

Hebben ze ervaring met het soort opdracht?

Soms heeft affiniteit met de aard van de opdracht een hogere prioriteit dan branchekennis en kan het bureauspecialisme een belangrijke indicator zijn. Denk aan social of influencer marketing, marketing technology, employer branding, internal branding, activatie of event organisatie. Maar het kan natuurlijk overal over gaan, want het vak is inmiddels flink versnipperd, evenals de bureauspecialismen. Sommige communicatiebureaus hebben netwerkpartners met deze specialisten, waarbij zij zelf een centrale regierol voeren, wat ook de oplossing kan zijn.

Barst het communicatiebureau van de creativiteit

Barsten het communicatiebureau van de creativiteit?

Bepaal bij het selecteren van een communicatiebureau hoe belangrijk je de mate van creativiteit vindt. Als je dit belangrijk vindt, bepaal dan waar creativiteit voor jou uit blijkt. Bekijk de portfolio’s van de bureaus die je wilt uitnodigen en beoordeel of je dat daar al uit kunt afleiden. Vraag anders door naar de rol van het bureau bij realisatie van de opdracht en hoe het proces is verlopen. Kijk ook naar je eigen concurrenten en de campagnes die zij voeren om te beoordelen hoe out-of-the-box je wilt of kunt zijn.  

Full service bureau of netwerkbureau?

Je hebt bureaus die alles disciplines in huis hebben zoals strategie, vormgeving, online, copy, media inkoop of video: de full service bureaus. Voordeel van dit type bureau is dat je alles onder 1 dak hebt en betrokken medewerkers snel onderling kunnen schakelen. Je hebt aan de andere kant ook netwerkbureaus die nauw samenwerken met een vast/flexibel netwerk bestaande uit specialisten. Enerzijds vast, omdat het specialisten zijn met wie het bedrijf vaak een langdurige samenwerkingsrelatie heeft opgebouwd, anderzijds flexibel, omdat een netwerkbureau zelf bepaald welke specialisten ze aanhaken voor een klant en opdracht. Hierdoor kan een bureau per klant en per klus het in hun ogen meest geschikte creatieve team aanhaken. Voor beide type bureaus is wat te zeggen.

Conceptinc is een netwerkbureau. Wij hebben daarvoor de bewuste keuze gemaakt vanuit de overtuiging dat we altijd het beste team voor de opdracht willen selecteren. En daarbij niet afhankelijk willen zijn van de beperking in competenties van één persoon of één team. Maar met beide bureauvormen kun je erop rekenen dat een vast accountteam je als klant goed kan bedienen en jouw behoefte goed kan doorgronden.

Moet het communicatiebureau prijzen winnen?

Sommige communicatiebureaus proberen met hun campagnes in de prijzen te vallen. Een Effie Award mee naar kantoor te nemen, een Digital Marketing Award of een Social Award. En zo zijn er nog veel meer awards te behalen in marketing- en communicatieland. Realiseer je dat de bureaus zich er grotendeels zelf voor opgeven. Heel veel moeite doen om genomineerd te worden en alles uit de kast halen voor het prijzencircus. Bepaal voor jezelf of je dat belangrijk vindt. Aan de ene kant stralen de awards natuurlijk kwaliteit en autoriteit uit en worden prijzen niet zomaar toe gekend. Aan de andere kant heeft een bureau dat niet de budgetten heeft om zich op te geven voor het prijzenfestival, misschien wel net zo goed werk geleverd. Alleen kiezen zij er andere etalages voor om dit te tonen (of tonen zich al tevreden met een loyale opdrachtgever). 

Moet een communicatiebureau prijzen winnen

Speelt vestigingsplaats een rol?

Is voor jou de vestigingsplaats van het bureau (en daarmee reisafstand naar jouw organisatie) belangrijk, ja of nee? Vraagt de opdracht die je bij een communicatiebureau wilt neerleggen om intensief samenwerken of kan veel contact ook telefonisch plaatsvinden, via skype of email? In sommige gevallen is regionale binding van je bureau een bijkomend voordeel of zelfs een must.

Als je zelf alleen in de regio werkt of het aanhaken van een lokaal of regionaal netwerk om andere redenen voordelen biedt. Het kan natuurlijk ook andersom, je wilt dat het bureau onderdeel is van een groter nationaal of internationaal netwerk, omdat je meerdere regio’s/landen bedient van uit je eigen organisatie. Zet dan vestigingsplaats of het deel uitmaken van een (internationaal) bureaunetwerk op je lijstje met criteria.

Zijn tarieven een dealbreaker?

Prijsstelling of tarief is een criterium dat bijna op alle lijstjes voorkomt. Het is echter lastig om op basis van een opgave van uurtarieven een keuze te maken. En prijs beoordeel je ook zuiver in relatie tot de kwaliteit die je verwacht. Het geeft echter in de basis wel een beeld. Hanteert het bureau ook andere prijsmechanismen als abonnementen of (fixed) fees? Doorgrond de prijs goed, zodat dit niet in een latere fase een dealbreaker wordt. Tarieven kunnen overigens per regio flink verschillen en ook naar gelang de aard (specialisme) en omvang van een bureau.

Kennismaking, offerte, proefopdracht of pitch

Heb je naar bovenstaande criteria gekeken en een communicatiebureau gevonden dat voldoet aan de punten die voor jou van belang zijn, dan kun je ze bellen en uitnodigen voor een kennismaking.
Of jouw proefopdracht, offerte-aanvraag of pitch voorleggen. Vraag in de eerste twee gevallen bij voorkeur om een debrief. Zo weet je zeker dat het bureau alle uitgangspunten juist heeft begrepen en kunnen over en weer nog vragen worden gesteld. Besluit je een pitch uit te zetten, lees dan verder voor goede tips!


Tips om een pitch uit te zetten

Je bent tot een selectie gekomen van communicatiebureaus die je wilt uitnodigen voor deelname aan jouw pitch. Waar kun je als opdrachtgever nu zelf op letten en aan voldoen om de pitch succesvol te laten zijn? Verschillende brancheverenigingen hebben richtlijnen opgesteld die je kunt volgen bij het schrijven van je briefing, daar nemen we er hier een paar van over. Door deze richtlijnen kan het geselecteerde communicatiebureau erop vertrouwen dat de procedure eerlijk verloopt en appels met appels worden vergeleken in plaats van met peren.

6 tips voor het uitzetten van een effectieve pitch voor een nieuw communicatiebureau

Tip 1. Nodig niet meer dan 3 communicatiebureaus uit

Als je bovenstaande vragen aan jezelf hebt gesteld, dan ben je gekomen tot criteria waar jouw nieuwe communicatiebureau aan moet voldoen. Selecteer op basis van die criteria niet meer dan 3 bureaus. En nogmaals vergelijk appels met appels. Pitch trajecten zijn vaak intensief. Niet alleen voor jezelf, maar ook voor de bureaus die je vraagt deel te nemen.

Tip 2. Wees open en transparant

Geef aan bij de bureaus wie hun concurrenten zijn, hoe ze worden beoordeeld en hoe de procedure verloopt. Wees hier transparant en open in. Ga niet geheimzinnig doen of belangrijke informatie achterhouden. Dit levert je uiteindelijk niet de beste pitch voorstellen op. Geef alle 3 de bureaus dezelfde informatie, onderzoeken, aantekeningen etc. Spreek uit dat je wilt dat ze vertrouwelijk met de informatie omgaan. Wederzijds zal een bureau aangeven dat ze niet willen dat je hun ideeën gebruikt als ze de pitch niet winnen.

Tip 3. Liever betaald dan onbetaald

Besef je dat als je een pitch uitzet bij een communicatiebureau, ze er vaak veel tijd in moeten steken om tot een goed voorstel/presentatie te komen. Ze moeten zich verdiepen in jou als opdrachtgever en ook creatieve output leveren. Biedt een passende vergoeding voor deze investering. Op die manier voelt een bureau zich gewaardeerd en gerespecteerd en zal de bereidheid aan deelname hoger zijn.

Tip 4. Vraag een ‘pitchofferte’ aan het communicatiebureau

Vaak wordt dit vergeten, maar vraag aan het bureau de werkelijk gemaakte uren die in de pitch besteed zijn, of de offerte die ze hadden opgesteld als het een betaalde opdracht was. Zo krijg je in de pitchfase al een beeld bij kostenniveau van de bureaus en kun je dit meenemen in je keuze. Het is overigens wel zo netjes om het gekozen bureau met de winnende creatieve output af te dekken in hun gemaakte kosten voor de pitch (of ze moeten het daarna met jouw opdracht(en) in een reële tijd kunnen terugverdienen).

Geef een realistische planning af aan het communicatiebureau

Tip 5. Doorlooptijd

Geef de communicatiebureaus een haalbare doorlooptijd. Goed denkwerk en creatieve ideeën hebben tijd nodig om tot stand te komen. Dat is niet iets wat je in hele korte tijd kunt afdwingen. Helemaal als de opdrachtgever nieuw is, je je beste beentje voor wilt zetten en ook je lopende werk er in principe niet onder mag/moet lijden. Sommige briljante ideeën komen ’s avonds met een goed glas wijn op de bank, andere tijdens sport.

Houd hier rekening mee en begin ruim op tijd met het uitzetten van je pitch. Geef bureaus minimaal 3 tot 4 weken de tijd voor het creatieve proces en leg ze niet de druk op, omdat jij de opdracht te lang hebt laten liggen. Uiteindelijk levert je dat een betere pitch op en dito resultaat.

Tip 6. Communiceer over het vervolg

Wees duidelijk naar de bureaus wanneer de andere bureaus op gesprek komen en hun creatieve ideeën presenteren. Geef aan wanneer je een keuze maakt en hoe je ze daarover informeert. Niks is erger voor een bureau (buiten het verliezen van een pitch om) om op social media te lezen dat bureau X de pitch heeft gewonnen of dat de datum van terugkoppeling wordt overschreden.

Neem ook altijd persoonlijk contact op, zodat je feedback kunt geven en het bureau vragen kan stellen waarom ze de opdracht niet gewonnen hebben. Op die manier voelt een bureau zich serieus genomen en kunnen ze zelf leren van de terugkoppeling.

Meer weten?
Wij vertellen je graag alles over onze werkzaamheden.

Mirella van de Bunte, marketingcommunicatieadviseur
06 43 08 67 13
mirella@conceptinc.nl