Hoe zit het ook alweer met rechten op beeld, tekst en ontwerp?

Als marketing- en communicatiebureau zijn we elke dag bezig met tekst, beeld, design en ontwerp. Er wordt dus continu ontwikkeld, gecreëerd en gemaakt. Van een plan, idee of concept – al dan niet in samenwerking met art directors en  tekstschrijvers – tot volledige uitwerking van een of meerdere online, offline of audiovisuele middelen voor onze opdrachtgevers. Wie heeft er daarna de eigendomsrechten van dat eindproduct? Wat kun én mag je gebruiken en waarvoor?

Makers, bewerkers en gebruikers

Als bureau hebben we allereerst te maken met de opdrachtgever. Die levert in veel gevallen basisinformatie of bestanden als een logo, grafische huisstijlelementen en soms visuals of beelden uit een beeldbank die gebruikt moeten worden in de te ontwikkelen uitingen. Al die input is afkomstig van makers.

Vervolgens krijgen we te maken met bewerkers: designers, vormgevers, copywriters of productiemaatschappijen die met ons samenwerken aan een opdracht. Waarbij we de input van de opdrachtgever in sommige gevallen gebruiken, maar waarbij we óók zelf maken en ontwikkelen.

Als het afgesproken eindproduct geleverd wordt, sturen wij (in ons geval als bureau) de factuur. Wij zijn dus de leverancier van het eindproduct. Die de  opdrachtgever op zijn beurt gaat gebruiken of toepassen. Bovendien is er bij beelden nog een extra component, want als daar (los van de maker) ook mensen op worden afgebeeld, dan hebben we ook nog eens te maken met portretrecht.

Hoe weet je of je alles goed regelt?

We krijgen zeer regelmatig de vraag van alle partijen waar we mee samenwerken, hoe het geregeld is met al deze rechten. Want het is best complex! Een deel is vastgelegd bij wet. Maar je kunt als bureau ook met je opdrachtgevers andere afspraken maken (en visa versa), zodat je niet iedere keer alles hoeft af te stemmen. Want één ding staat vast: zorg er altijd voor dat je duidelijkheid hebt óf krijgt, dat scheelt een hoop gedoe bij conflicten. Lees eerst verder, want hoe zit het ook alweer (op hoofdlijnen)? Dan vertellen we je straks hoe wij ermee omgaan als Conceptinc (bureau).

Rechten bij gebruik van (audiovisueel) beeldmateriaal

1. Foto- en/of videostockbureaus bieden beelden aan, die je voor onbeperkt of beperkt gebruik kunt afkopen. Je betaalt daarvoor een bedrag en het betreffende bureau communiceert duidelijk wat de kaders zijn voor het gebruik. Let op: als je voor beperkt gebruik van het beeld kiest, zorg er dan voor dat het controleerbaar en beheersbaar is.
2. Als je foto’s/beelden laat maken door een fotograaf/videograaf, stem dan ook vóóraf af of je het beeld onbeperkt voor alle doeleinden en niet gelimiteerd door de tijd mag toepassen. In sommige gevallen kan een fotograaf vragen of je het beeld niet door iemand anders wil laten bewerken en/of zijn er andere randzaken die hij/zij/het belangrijk vindt. Goed om vooraf te weten en met elkaar vast te leggen!
3. Een geportretteerde geeft áltijd toestemming voor het gebruik van het beeld omdat hij/zij/het staat afgebeeld. Dit regelt de fotograaf/videograaf, het (fotostock)bureau, de productiemaatschappij of het bureau via een zogeheten quitclaim. Als je opdrachtgever bent van een product waarin beeld wordt toegepast, wees er dan altijd zeker van dat dit is geregeld of maak er vast afspraken over.
4. Beelden van het internet halen om te gebruiken in een presentatie of als plaatje op je website? Niet doen, omdat je daar geen recht toe hebt. Tenzij er contactgegevens vermeld staan, waardoor je toestemming kunt vragen aan de eigenaar. Soms wordt daarvoor een tegenprestatie gevraagd in de vorm van bronvermelding of een financiële tegemoetkoming.

Tip: er zijn veel stockbureaus die gratis foto’s aanbieden voor onbeperkt gebruik! Zoek, vind en gebruik ze onbeperkt met een gerust gevoel; daar zijn ze voor! Besef je wel dat anderen dat ook doen, dus je minder uniek bent en ook je concurrent ze kan vinden.

2. Auteursrecht

1. Als je een foto maakt, zelf een (lied)tekst schrijft of illustraties maakt, dan heb je hier automatisch auteursrecht op. Dit geldt alléén als het werk een eigen, oorspronkelijk karakter heeft en het persoonlijk stempel van de maker draagt. Het werk moet, met andere woorden origineel zijn en de maker moet subjectieve (eigen) keuzes hebben gemaakt. Een auteursrecht geldt zolang de maker leeft en tot 70 jaar na het overlijden van de maker.
2. Wanneer iemand jouw foto of tekst kopieert en deze in zijn geheel of delen daarvan publiceert, dan wordt er inbreuk gemaakt op jouw rechten en kun je hier actie op ondernemen. Probeer het altijd eerst rechtstreeks op te lossen, vaak is de gebruiker bereid om het direct weg te halen. Een procedure starten kost vaak veel tijd en geld en als je er onderling uit kan komen is dat altijd beter.
3. Wanneer je iets online publiceert blijft het lastig te voorkomen dat iemand anders er mee aan de haal gaat. Vermeld daarom altijd je naam en de datum van publicatie en geef aan dat er geen gebruik van gemaakt mag worden zonder toestemming of bronvermelding. Je zou er ook voor kunnen kiezen om het copyright teken te gebruiken. Echter heeft dit geen juridische basis in Nederland, maar het schrikt over het algemeen wel af.
4. Online auteursrecht is onlangs beter beschermd door de Europese regelgeving. Iemand die jouw werk (met auteursrecht) publiceert heeft een transparantieplicht. Persuitgevers hebben hierdoor een betere onderhandelingspositie. Een online nieuwsservice moet namelijk eerst toestemming krijgen en betalen voor publicatie. Wanneer er alleen een hyperlink of fragment gebruikt wordt, is dit niet nodig.

Twijfels? Neem dan contact op met een jurist om je verder te laten informeren. Nb; voor onderwijsinstellingen gelden andere regels.  

3. Rechten voor ontwerpen en design

Dit valt onder het modelrecht en beschermt vormgeving, design en ontwerp. Als het gaat om een nieuw ontwerp met een eigen karakter, dat niet is bepaald door techniek, dan kun je dit registreren om een modelrecht te verkrijgen. Het is een recht dat meestal (er bestaat ook een niet geregistreerd modelrecht) vanzelf ontstaat. Een model is twee- of driedimensionaal.
Denk hierbij aan een patroon voor kleding of een ontwerp voor een gebruiksvoorwerp. Het gaat hierbij puur om het uiterlijk (kleur, omtrek, vorm en gebruik van materialen). Om vormgeving, design en ontwerp te beschermen moet je het registreren bij het BOIP (Benelux Bureau Voor de Intellectuele Eigendom). Daarna heb je het alleenrecht op exploiteren. De registratie is voor 5 jaar en dit kun je 4 keer met dezelfde termijn verlengen. Bij modelrecht bescherm je alleen het uiterlijk, want technische uitwerking valt dan weer onder octrooirecht. Let er wel op dat je het model eerst registreert, voordat je ermee naar buiten treedt. Het gaat te ver om hier dieper in te gaan op patenten en octrooien, want in onze praktijk komen we dit weinig tegen. Maar wel goed om even te weten, toch?

4. Merkrecht: beeld/woordmerk

Een merk is een teken dat je gebruikt om producten of diensten te onderscheiden van de concurrenten. Dit kan met een beeldmerk (logo) of woordmerk (woorden) maar ook met een bepaalde kleur, vorm of zelfs geluid. Merkrecht ontstaat niet vanzelf en moet je specifiek vastleggen bij BOIP (Benelux Bureau Voor de Intellectuele Eigendom). Je legt het vast voor 10 jaar en kunt dit onbeperkt verlengen. Maar houd er rekening mee dat je het niet alleen vast moet leggen voor een bepaald gebied, maar ook voor bepaalde waren- en dienstklassen. Hoe meer variabelen, hoe duurder het wordt.

Schakel een merkenbureau in om je hierbij te helpen en te adviseren.

5. Bedrijfsnaam

Zodra je met jouw bedrijfsnaam naar buiten treedt en het actief gebruikt als officiële handelsnaam, mag een ander daar geen gebruik van maken. Dit doe je wanneer je een website live zet, reclame maakt, facturen stuurt of visitekaartjes uitdeelt met jouw handelsnaam erop. Echter is het niet voldoende wanneer je je alleen hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel: je moet jouw bedrijfsnaam wel echt hebben gebruikt om je op een handelsnaamrecht te kunnen beroepen. Wanneer iemand jouw bedrijfsnaam gebruikt of iets wat daar heel veel op lijkt waardoor er verwarring kan ontstaan, kun je dit onderling oplossen of een gerechtelijke procedure starten. Je staat sterker als je de handelsnaam hebt vastgelegd in het merkenregister; zie ook punt 4.

Fijn om te weten.. en nu?

We delen graag onze ervaring en tips met jou, want in de praktijk komen sommige situaties nu eenmaal vaker voor dan andere.

• In geval van bedrijfsnamen, woord- en/of beeldmerken gaan we altijd de dialoog aan met onze opdrachtgevers, in hoeverre zij het belang groot achten om te registeren in het BOIP. We wegen kosten tegen risico’s af. We adviseren, maar het is de opdrachtgever die altijd besluit. Conceptinc kan wél ondersteunen bij de aanvraag in het BIOP. 
• In geval van ontwerp en design, leggen we de verantwoordelijkheid volledig bij de opdrachtgever. Het gaat dan vaak om een concreet product of idee dat beschermd moet worden door het bedrijf zelf, niet door het bureau (tenzij het bureau de maker is). We verwijzen in alle gevallen door naar (juridisch) specialisten.
  
  Dan blijven eigenlijk auteursrecht en portretrecht over als meest voorkomende situaties.
  
• Bedenk altijd vooraf of je de gebruiker bent, de bewerker en/of maker. Die afweging maakt dat je moet weten of je het recht moet beschermen of dat je er zeker van moet zijn dat je het mag toepassen.
• Een claim op rechten wordt vrijwel altijd gedaan op de toepasser ervan; dus het bedrijf die de uitingen zichtbaar aanbiedt/toont/gebruikt. Zorg er daarom voor dat je afspraken maakt met je vaste leveranciers (en zeker als je niet over een eigen afdeling JZ beschikt, dat bespaart je veel tijd en gedoe).
• Stem onderling (éénmalig) met elkaar af welke afspraken je hierover maakt. Een vast(e)  fotograaf, bureau of vormgevingsstudio? Stel  een samenwerkingsovereenkomst op waarin je voor langere tijd zaken afspreekt.
• Zet daar bijvoorbeeld in wie portretrecht bij foto’s regelt, de fotograaf, het bureau of het bedrijf zelf (de opdrachtgever).
• Leg vast wat je afspreekt over open bestanden van grafische materialen en over het bewerken daarvan.
• En wie de eigenaar is van het concept of idee. In principe is dat degene die het auteursrecht heeft. Spreek dus duidelijk af bij adviezen, concepten en ideeën dat je als bedrijf de financiële tegenprestatie ervoor doet, je er daarna zelf mee aan de slag kan en mag.
• Wat spreek je af over (vrijblijvende) ideeën, die nog op de plank liggen maar niet zijn uitgevoerd? Conceptinc hanteert altijd de regel, dat het idee in eigendom blijft bij het bureau, totdat er een financiële prestatie tegen over staat. Factuur betaald? Dan is het idee van de klant om er verder mee aan het werk te gaan.
• Tot slot nog een tip: communiceer duidelijk met elkaar over het tonen van gemaakt werk als referentie voor anderen. Mag je zomaar werk van de opdrachtgever delen voor je eigen belang? Wij vinden altijd dat je dat moet overleggen of éénmalig moet vastleggen.

We hopen je op weg te hebben geholpen met deze tips. Vertrouw er nooit zomaar op dat het wel goedkomt. Maar met gezond verstand kom je een heel eind vinden wij, dus timmer het ook niet helemaal dicht. Weeg risico’s af en vraag bij twijfel áltijd een expert!

Disclaimer:
Aan de inhoud van deze blog kunnen geen rechten worden ontleend. Ben je jurist en zie je onjuistheden? Neem dan contact met ons op, daar leren wij weer van en we delen dat uiteraard ook met onze lezers. Deze blog delen? Wij geven daarvoor toestemming; met de vermelding dat je deze blog hebt gelezen op de site van Conceptinc 😉